I 4 costi NASCOSTI della tua stampante: li paghi e NON LO SAI!

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Ci sono due modi per aumentare gli utili di un’azienda qualsiasi, dal negozio di quartiere alla grande industria.

  1. Tagliare i costi. Pagare meno la roba e le persone. Spremere fornitori e personale fino a cavar fuori ogni goccia di sangue.
  2. Aumentare le vendite. Vendere a più clienti e vendere più cose a quei clienti. Cose di maggior valore.

Io stesso nel mio negozio sono abituato ad attuare entrambi gli approcci quando è possibile. Però c’è un problema. Una delle due strade ha un limite facilmente raggiungibile, oltre il quale non si può andare (o è rischiosissimo provarci).

Se tiri troppo la corda degli acquisti, è vero che spendi meno (un po’), ma ti ritrovi in mano solo schifezze (un sacco).

Una buona parte del mio lavoro è aiutare i clienti a ottimizzare i costi del loro ufficio.
Per “ottimizzare” io intendo “fare in modo che ogni maledetto euro speso renda il massimo possibile, in base alle leggi della fisica”.

Questo risultato lo ottengo percorrendo entrambe le strade di cui parlavo. Hai capito bene, entrambe. Spendere meno è possibile solo fino ad un certo punto, oltre il quale scendere con i prezzi comporta una pericolosa probabilità di affrontare disservizi disastrosi. Ecco perché io faccio di tutto affinché i miei clienti aumentino ANCHE i volumi del loro business, grazie al mio lavoro.
Tuttavia, è possibile spendere meno anche tagliando voci di spesa che non ci si è mai accorti di avere. Purché qualcuno te le faccia notare.

In questo articolo voglio approfondire quali sono i costi nascosti che la maggior parte degli uffici trascura.  Come tarli del legno affamati che erodono il tetto sopra la tua testa, questi costi nascosti bruciano cassa nella zona d’ombra tra ignoranza e noncuranza.

Riconoscere i costi ESPLICITI e i costi NASCOSTI del tuo ufficio.

I costi espliciti sono noti a tutti, ma è meglio ripassarli tanto per capirci bene.

  1. Costi di acquisto delle attrezzature (hardware, stampanti, fotocopiatrici, mobili…)
  2. Costi di acquisto dei consumabili (toner, carta, cancelleria…)
  3. Costi di manodopera (consegna, installazione, configurazione…)

Per ciascuna di queste voci ho pronto un piano per farti spendere il meno possibile, senza incorrere nei problemi tipici degli acquisti a prezzi “troppo belli per essere veri”. Infatti non sono mai veri, c’è sempre la sòla in agguato.

  1. Ti rimborso al 100% il costo delle stampanti, in Buoni Sconto da usare sui Toner Premium Quality di Eco Store. Ne ho parlato molto in dettaglio in questo articolo qua. In sostanza, una macchina da €200 ti darà €200 di Buoni Sconto da scalare quando compri i Toner Eco Store, €10 per ogni Toner. E nel frattempo, l’hai anche potuta inserire nella tua contabilità come bene strumentale dell’azienda e beneficiare del superammortamento fiscale.
  2. I nostri Toner Premium Quality sono i più duraturi toner rigenerati sulla piazza. Con una percentuale di resi difettosi ridicola, e coperti da una garanzia che assicura il loro pieno impiego, ti permettono di spendere fino al 60% in meno degli originali, a seconda del modello. E per la carta, ho un’offerta INCIVILE sulla migliore carta prodotta a CO2 ZERO che potrai mai trovare. Finché dura la promozione!
  3. Qui è facile. La consegna te la faccio gratis. Se ti servono installazione e configurazione di una macchina presa nel mio negozio, vedrai applicato un prezzo di favore che non trovi da nessun altro professionista, a ovest della Grande Muraglia. Com’è possibile? Perché voglio che i miei clienti continuino a fornirsi da me per gli anni a seguire, e partire con il piede giusto mi sembra un ottimo investimento. Faccio toccare con mano il valore del mio servizio, e subito. Preferisco la gallina domani, che l’uovo oggi.

Ma è ora per te di conoscere i 4 subdoli costi nascosti che hai sempre trascurato (fino ad oggi) e che ti hanno mangiato una imprecisata quantità di soldi. Soldi che d’ora in avanti potrai tenere in tasca grazie a tutte le informazioni che sto per darti GRATUITAMENTE. Ricordatene, la prossima volta che dovrai decidere dove comprare un toner 😉
Qualche altro mio concorrente si è mai prodigato tanto per vedere prosperare il tuo business? Se pensi di sì e mi porti le prove, vengo a lavarti la macchina il prossimo sabato mattina, vestito da Michelle Obama.

Costo Nascosto N.1: IL TEMPO

Sembra che molti trascurino questo fattore, ma come sostiene il mitico Tim Ferris nel suo libro cult “4 ore alla settimana” il nostro tempo ha un valore che può essere messo a frutto in maniera saggia oppure sprecato senza senso. Come un criceto che gira nella sua ruota ore ed ore senza andare da nessuna parte.
Se ragioni con una mentalità da imprenditore, sarai d’accordo con me: le nostre giornate sono piene di distrazioni e micro-attività di scarso valore. Assorbono la nostra concentrazione e diluiscono l’efficacia del nostro lavoro. Il segreto di Tim Ferris per non impazzire e arrivare a fine giornata con la tua “to-do list” completata è DELEGARE SENZA PIETÀ ogni attività che non ti porti il massimo risultato nel tempo previsto. Anche Max Formisano, brillante formatore italiano, nel suo libro “Produttività 300%” raccomanda di concentrarsi solo su attività in cui siamo bravi e che ci danno soddisfazione. Ne avremo maggior profitto che se impiegassimo lo stesso tempo in azioni in cui non siamo bravi o che non ci interessano.

Se ad esempio tu mi mettessi davanti al cofano aperto della mia auto, non saprei nemmeno cambiare la batteria. Non ho vergogna di ammetterlo. La paura di commettere errori mi causerebbe esitazioni, cercherei tutorial su tutorial online per capirne qualcosa, mi metterei a setacciare il garage per trovare gli strumenti giusti (finendo inesorabilmente a usarne di improvvisati) e perderei ore a cercare di capire quale batteria nuova abbia il miglior rapporto qualità/prezzo in rapporto alle mie abitudini di guida. Perderei due ore, facendo un lavoro schifoso. E rischiando di restare a piedi in mezzo alla strada, molto dannoso per le mie consegne!
Preferisco ALLA GRANDISSIMA pagare venti minuti di manodopera ad un meccanico fidato e acquistare da lui, esperto del settore, la migliore batteria che mi consiglia. Le due ore di cui sopra le investo nel mio lavoro, nel quale sono bravo e che mi soddisfa, e ne ottengo un guadagno molto superiore al costo della manodopera del meccanico.

Lo stesso principio vale per il tuo ufficio. Per il semplice fatto che “lo usi” tutti i giorni (come io faccio con la mia auto) non significa che tu debba necessariamente essere costretto a sprecare tempo per auto-istruirti su “cosa c’è sotto il cofano”.
In altri termini: se perdi ore a cercare online o in giro per la città il toner giusto per la tua stampante (confrontando caratteristiche astruse, tempi di consegna, costo/copia e codici indecifrabili), o se per farlo paghi qualche tuo impiegato dedicato solitamente a tutt’altro, stai togliendo tempo prezioso ad altre attività del tuo lavoro certamente più redditizie per te.

Mettiamo che tu sia un architetto. Ti rende di più un’ora persa cercando il toner più conveniente per la tua nuova stampante laser, oppure un’ora investita per avanzare in un progetto edilizio da centinaia di migliaia di euro?
Mi piace vincere facile, con questa domanda. Però è realmente così. Lo vedo praticamente ogni settimana, anche più volte a settimana, quando un nuovo cliente mi chiede confronti al millesimo di euro con altre decine di preventivi che ha in mano, schede tecniche su schede tecniche di cui non sa nemmeno leggere i dati, e un’infinità di altri parametri che io conosco come le mie tasche, mentre per lui sono pari a formule di fisica quantistica recitate nel linguaggio dei segni. In sumero antico.

Che senso ha? Serve solo a soddisfare il tuo desiderio di “fare l’acquisto migliore” che ti fa stare meglio con te stesso. E lo capisco, tutti lo desideriamo. Fa parte della natura umana. Ma non è detto che l’acquisto migliore per te debba essere tu a deciderlo, no? Quando vai dal dermatologo o dal dentista, tendi a fidarti dei consigli dello specialista, giusto? Fatti un giro nella mia pagina delle Testimonianze e vedrai che sono più che qualificato per darti consigli affidabili su cosa ti conviene comprare per il tuo ufficio. Tu impiega il tempo che ti si libera per macinare soldi con il tuo lavoro.

Costo Nascosto N.2: LO SPAZIO

Abbiamo quattro elementi che “consumano spazio” in azienda, per quel che riguarda le stampanti, sui quali posso intervenire.

  1. I toner nuovi.
  2. I toner usati.
  3. Le macchine.
  4. La carta, nuova e stampata.

Tra le cose più gratificanti per il mio ego professionale c’è sicuramente il saper liberare metri quadri di superficie o ripiani interi su scaffali negli uffici dei miei clienti. Considerando il valore al metro quadro di un immobile commerciale o produttivo, occupare ogni singolo centimetro possibile con strumenti in grado di produrre reddito (anziché sprecarlo) è un imperativo di ogni buon imprenditore. 

Pensi che io stia esagerando? Forse non hai mai visto ripostigli interi colmi di scatole di toner usati che l’impiegata non sa come gestire. Sa che sono rifiuti speciali, e non li butta nel bidone, ma che farne? Io lo chiamo “Lo stanzino degli orrori” e ti posso giurare che ne ho visti veramente tanti. Non sarebbe più produttivo ricavarne una piccola sala per la pausa degli impiegati, con caffè e tisaniera? L’umore e il rendimento dell’intero reparto ne avrebbero un grande beneficio! Oppure una utilissima “area test” dove far provare i tuoi prodotti ai clienti che vengono a trovarti? Grazie ad un’area test per finestre ho comprato gli infissi per due case intere, quando io e mia sorella abbiamo ristrutturato la casa di famiglia! €26.000 di acquisti in un colpo solo, perché l’azienda aveva allestito quel piccolo “bancone di prova” per verificare l’isolamento acustico e termico dei loro prodotti. Bella pensata!

Ecco allora le mie soluzioni per queste quattro voci “mangia-spazio”, impiegate e collaudate centinaia (se non migliaia) di volte.

  1. I toner nuovi. Risparmiati di fare scorte decennali dei toner per le tue stampanti. Comprane uno da usare e uno di scorta, e stop. Quando il primo toner è in riserva, mi chiami e te ne porto altri due. Piccoli importi ogni volta per non appesantire il tuo cash-flow, e usi il MIO negozio come magazzino per il TUO ufficio. Mi arrivano nuove scorte in 24/48 ore, è molto difficile che io rimanga senza il toner per la tua stampante! Inoltre almeno una volta al mese sento professionisti o ditte che hanno toner ancora imballati di vecchie macchine già sostituite, e non sanno più cosa farsene. Soldi sprecati! L’unica speranza per loro, se sono toner Eco Store comprati nel mio negozio, è riportarli a me: verranno scalati dall’acquisto dei nuovi toner ;D
  2. I toner usati. Cumuli, montagne intere di toner usati, vecchi di anni. Non hai idea di quanto spesso me ne trovi davanti, incontrando aziende che non sono mai state seguite a dovere. Ecco allora che ti proponiamo il nostro servizio Re-Box, totalmente gratuito per i nostri clienti. Ma te lo spiego meglio nel Costo Nascosto N.4, tra poco. Per ora sappi che ti permette di smaltire i toner, rispettare la legge, guadagnare preziosi metri quadri ed essere molto felice perché non spendi nulla! 
  3. Le macchine. Vedo catafalchi con venti o anche trenta anni di età, fotocopiatrici mastodontiche di un’epoca in cui non si andava tanto per il sottile. Al di là dell’inquinamento che questi dinosauri causano per via delle vecchie tecnologie, le macchine più moderne ingombrano molto meno. Integrano più dispositivi in uno, perché avere una multifunzione compatta ti libera dalla scrivania lo spazio occupato da scanner e fax (quanti ne vedo ancora in giro!) e possono essere piazzate ovunque grazie al collegamento WiFi. Non devi per forza averle in mezzo ai ma***i! Comprane una nuova (tanto ti diamo i Buoni Sconto come rimborso) oppure richiedi un noleggio per le macchine più grandi, e goditi lo spazio recuperato.
  4. La carta, nuova e stampata. Gli uffici con una grande produzione documentale tendono a trascurare una caratteristica delle migliori stampanti multifunzione moderne. Possono stampare e fare scansioni in fronte/retro. Potresti essere abituato a stampare “solo fronte” perché poi in un secondo momento fare fotocopie e scansioni è più semplice rispetto alle pagine stampate anche dietro. Hai ragione, con le macchine meno performanti è così, devi girare a mano i fogli e sperare che non ci siano inceppamenti. Ma le nuove macchine professionali che ti propongo io hanno lo scanner “a singolo passaggio” cioè leggono il fronte e il retro del foglio in una unica passata, velocissima. Quindi usa il fronte/retro senza preoccupazioni, stamperai la metà dei fogli (risparmio di carta!) e occuperai la metà degli scaffali del tuo archivio. Tanti bei ripiani che si liberano subito!

Ora che hai liberato parecchi metri quadri in ufficio puoi impiegarli per fare soldi in qualche maniera: un salottino per accogliere i clienti? Più sono a loro agio, più facilmente firmano contratti! Una bacheca dei trofei dell’azienda? Mostrare i successi raggiunti aumenterà la tua autorevolezza. Le possibilità sono infinite, ma non potevi fare nulla finché eri sommerso di roba inutile!

Costo Nascosto N.3: L’ENERGIA

Facile pensare subito ai consumi. Però io non parlo solo di quelli.
Certo, una macchina di dieci o vent’anni, in confronto alle macchine più moderne che tratto, ciuccia corrente come una stufa elettrica illuminata da fari alogeni, e scalda quasi altrettanto! Ora fanno un uso molto più intelligente dell’energia elettrica, passano dallo stand-by alla stampa in una frazione del tempo, e sono molto più veloci quindi finiscono di stampare prima, consumando energia per meno minuti ogni volta.

Tuttavia, ci sono alcuni fattori energivori che forse non hai mai considerato.

  1. Le macchine vecchie che scaldano l’ufficio. In estate devi spendere di più per rinfrescare gli ambienti, ma non è detto che in inverno tu possa beneficiarne. Molto più facilmente il riscaldamento non riesce a tenere conto dei cicli di stampa (ed emissione del calore) perciò viene regolato senza considerarli. E se dal freddo puoi difenderti indossando un maglione in più, non puoi combattere il caldo mettendoti un calippo sotto l’ascella. Oltre un certo grado di “vestiti leggeri” in ufficio non puoi andare. In un ufficio tradizionale, intendo!
  2. I consumi di carburante per andare a comprare i toner. A meno che tu non abbia una tresca sentimentale con un benzinaio, devi pagare per fare il pieno come tutti i comuni mortali. Perché sprecare soldi in questi viaggi disperati nel traffico quando io ti faccio la consegna gratuita in ufficio? Sia che tu acquisti toner per le macchine di tua proprietà, sia che tu abbia stipulato un contratto di noleggio, ti basterà una telefonata per veder comparire dal nulla i toner sulla tua scrivania, senza dover toccare l’auto. Abra Cadabra!

Ogni azienda con un’animo GREEN dovrebbe tenere conto anche di questi fattori. Oltre alla salvaguardia dell’ambiente, salvaguardi anche il tuo portafogli: TWO is megl’ che ONE vero?

Costo Nascosto N.4: LO SMALTIMENTO

Mi auguro che tu non seppellisca i toner usati sotto la pianta di alloro che hai nel giardino.
Scherzi a parte, i toner sono un rifiuto speciale e come tale vanno trattati. La legge stabilisce chiaramente che il produttore dei rifiuti (cioè chi li consuma stampando) è responsabile del loro smaltimento.  Come spiegavo per esteso in questo articolo sul nostro servizio Re-Box, significa costi in più per la tua azienda già gravata da infiniti balzi e balzelli. Di solito infatti le ditte specializzate nello smaltimento dei rifiuti speciali non sono abituate a lavorare gratis… Essendo un costo saltuario e spesso gestito in maniera separata dagli “acquisti”, moltissime aziende non lo associano ai loro “costi di stampa” (ecco perché l’ho messo tra i costi NASCOSTI) ma in realtà è legato al 100% alle stampanti e alle fotocopiatrici in uso.

Sono in imprenditore, per cui capisco perfettamente quanto sia preziosa per le nostre finanze ogni boccata d’ossigeno che riusciamo a trovare! Ecco quindi l’idea di Eco Store: tu metti nell’apposito contenitore Re-Box tutti i toner vuoti del tuo ufficio, poi la nostra  ditta specializzata lo ritirerà lasciandoti tutti i documenti previsti dalla legge. Il costo dello smaltimento verrà interamente rimborsato in Buoni Sconto che puoi scalare dai nostri Toner Premium Quality. 

Ancora meglio, i Buoni Sconto te li consegno in anticipo assieme al contenitore, per un valore di €60, e puoi usarli subito. Sconterai €10 da ogni Toner Premium Quality acquistato nel mio negozio. Col passare dei mesi riempirai il Re-Box e SOLO QUANDO SARÀ PIENO arriverà la ditta per lo smaltimento, che ti fatturerà il servizio al costo di €60. PRIMA hai gli sconti, E POI paghi, così fai la patta. Vorrei poterlo fare anche per le bollette del mio negozio!

Come vedi ci sono molti modi in cui uno specialista dell’ufficio come me può rendere più produttivo il lavoro quotidiano della tua azienda. Il mio obiettivo è far VOLARE gli utili dei miei clienti, e oggi abbiamo visto come farlo evitando sprechi inutili di risorse fondamentali per ogni attività.

Ora non ti resta che scrivermi. Puoi farlo dalla pagina dei contatti, chiedi un preventivo oppure chiama in negozio.

Vedrai che avrò qualche buona notizia anche per te.

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